Управление и оценка на процесите в Столична община

Изследване в направление Управление на общинската стратегия Визия за София разглежда административните процеси в работата на Столична община. Прозрачното и ефективно управление на процесите в общината е ключово за изграждането на обществено доверие, насърчаването на сътрудничеството, стимулирането на иновациите и подобряването на управлението на публичните средства. Оценката на изпълнението на целите е важна, както като начин за справедливо разпределение на ресурсите за администрацията, така и като гаранция за повече отчетност и прозрачност към гражданите. Затова и цели на изследването са да идентифицира ключови индикатори за изпълнение на процесите в СО. Проследено е прилагането на стратегическите документи в СО, изпълнението на целите, и управлението на изпълнението им чрез отчитане на резултатите и оценка на данните. Изследването е реализирано от експертен екип Управление в Стъпка 3 и 4 на Визия за София – НПО Линкс, като част от Стъпка 3 на Визията, в която се събират данни и информация, необходими за следващия етап от работа по дългосрочната стратегия за развитие на София.


Методологията
на изследването предполага осъществяването на документално и теренно проучване в осем дирекции и две общински предприятия в шест от десетте направления на общинската администрация. За да изследва работните процеси в СО и да идентифицира индикатори за изпълнение към тях, екипът прави преглед и анализ на мисията и визията на столичната администрация; целите на СО, тяхното формулировка, отчитане, мониторинг, оценка и актуализация; връзка на целите на администрацията с политиките, които прилага и сферите на компетентност, за които отговаря; обезпечеността със стратегически и програмни документи на политиките. Анализирани са 25 стратегически документи и нормативни акта, 22 атестации на общински служители (със заличени лични данни), проведени са 4 фокус групи за попълване на Матрицата на отговорностите (RACI) и са попълнени 30 специализирани въпросника с директори и служители от изследваните звена. В хода на изследването екипът получава и обработва достатъчен обем от информация само от 3 дирекции и 1 общинско предприятие и изводите и препоръките могат да се интерпретират само като насоки за проблемни области и възможни посоки за работа, които допълнително трябва да се валидират.

Резултатите показват, че изследваните звена са обезпечени със стратегически документи, в които има ясна връзка между приоритетите на общината и областите на политики, за които отговаря администрацията. Докладът потвърждава и необходимостта от създаване и приемане на визия за развитието на общинската администрация. Тя би улеснила връзката между „визия – стратегически цели – годишни цели на администрацията – цели на дирекциите – индивидуални цели на служителите“. Отчетена е необходимостта от разработване на цялостна система за наблюдение и анализ на поставените стратегически цели, която да включва и надградена методика за оценка на въздействието от прилагането на различни политики.

Затова и препоръките в анализа са насочени към изграждането на цялостна система за оценка на стратегическите цели и изпълнението на стратегическите програмни документи. За да може Столична община ефективно да постига заложените цели, да следи прогреса и да постига добри резултати, се препоръчва изграждането на Индекс за оценка на изпълнението с ясно измерими индикатори, базиран върху централизиран процес за управление на данни. Такива мерки ще улеснят достъпа на отделни служители до информация и вземането на информирани решения. Свързани мерки за подобрение на административните процеси са и централизирането на управлението на данните в общината чрез изграждане на общо хранилище за големи данни. Към това докладът препоръчва да бъде добавено и повишаване на капацитета на администрацията за работа с данни и мотивиране на служителите за постигане на стратегическите цели. Като основен фактор за постигането на стратегическите цели на Общината е подчертан капацитетът на общинската администрация. В СО работят висококвалифицирани служители, но анализът на интервютата показва, че може да се надгражда капацитета на общинската администрация по отношение на планирането, изпълнението и отчитането на стратегически програми и проекти, с фокус върху Структурните фондове на ЕС.

Анализът на основните стратегически и програмни документи на Столична община разглежда Управленска програма на Кмета на Столична община за 2015 – 2019 г., Общински план за развитие на Столична община 2014 – 2020 г., Отчет за изпълнението на програмата на Кмета на Столична община за периода ноември 2015 – декември 2016 г. и Областна стратегия за развитие на град София 2014 – 2020 г. От анализа на стратегическите документи, в сравнение с предишния програмен период 2007 – 2013 г. става ясно, че е налице визия, формулирана от кмета на столицата в нейната Управленска програма 2015 – 2019 г: „София като добър за живеене град, обърнат към хората, даващ нови възможности. Моята визия е София да се развива като зелен град.“ В Общинския план за развитие на Столична община 2014 – 2020 г. са формулирани стратегическите цели и приоритети: „Столична община с нарастваща роля в полицентричната структура на ЕС, с балансирано развитие чрез интелигентен, устойчив и приобщаващ растеж, с привлекателна среда за живеене, отдих и бизнес, с конкурентни възможности за достойна жизнена кариера и инвестиран творчески потенциал, с ефективна система за управление“.

На база на почти всички разгледани документи, се препоръчва повече фокус върху постоянното развитие на капацитета на администрацията, тъй като тя е основният инструмент за изпълнението на стратегическите документи на Столична община. Това е заложено и е Приоритет 2.4 от Общинския план за развитие на Столична община (2014-2020), където е заложено: „Повишаване на административния и експертен капацитет в управлението на Столична община“ чрез реализацията на три цели:
– модернизация на институциите на пазара на труда, социалното включване и здравеопазването:
– подобряване на капацитета на общинската администрация по координация и управление на стратегически планове, програми и проекти;
– повишаване качеството на административното обслужване, публичността и информираността на гражданите чрез въвеждане на електронно управление.

Прегледът на визията, приоритетите в стратегическите документи показва, че има ясна връзка между тях и областите на политики, за които отговаря администрацията. Механизмът за оценка на постигането на целите и изпълнението на политиките е чрез наблюдение и отчитане на индикатори за резултат и за въздействие. При формулирането на целите и показателите за тяхното изпълнение, се препоръчва те да бъдат специфични, измерими, съгласувани, постижими и определени във времето. В рамките на изследването са разгледани индикаторите за измерване на изпълнението в стратегическите документи в Общината и са оценени спрямо горепосочените критерии.

В областта на туризма съгласно Стратегията за развитие на София като туристическа дестинация 2017 – 2030 г. са заложени ясни, постижими, специфични индикатори с посочена мерна единица, източник на данните, връзки с целите на стратегията, начална стойност и желана стойност към 2030 г. за постигане на целите. В Стратегията е разработена система за мониторинг и отчитане на резултатите на годишна база. Има ясно определени отговорности в ОП „Туризъм“.

В областта на социалните услуги съгласно Областна стратегия за развитието на социалните услуги в област София (2016 – 2020) са описани в детайли мерките, дейностите и индикаторите за постигане на общите и специфични цели, системата за мониторинг и оценка, отговорностите и ролите на институциите на областно ниво, доставчиците на услуги и другите заинтересовани страни, необходимите ресурси – човешки и финансови, оперативен план с времева рамка за изпълнението на стратегията.

В областта на „Превенция, интеграция, спорт и туризъм“ действа Стратегия за развитие на физическото възпитание и спорта 2012 – 2020 г., приета от СОС. Този програмен документ представя стратегията на Столична община за развитие на физическото възпитание и спорта на територията на град София, включващ визия, стратегически и конкретни цели, мерки, действия и очаквани резултати. Целта на стратегията е създаване на условия за реализиране на устойчива и ефективна местна политика в областта на физическото възпитание и спорт, включване на всички заинтересовани страни в осъществяването ѝ, както и създаването на механизъм за проследяване на резултати и очаквания. Индикаторите са конкретни, измерими, съгласувани и постижими, но има непълнота по отношение на базовите стойности, желаните стойности и времето за постигане.

Основната цел на СО в областта на „Зелена система“ е: „Опазването на околната среда и стремежът към непрекъснато подобряване на качеството на отделните компоненти от нея.“ Поради своите специфики усилията, насочени към опазването на околната среда в градски условия, се реализират хоризонтално, надхвърляйки тематичния кръг на екологичното направление на Столична община. Действат няколко стратегическите документа: Областна стратегия за развитие на София-град 2014 – 2020 г., Програма за управление на отпадъците на Столична община 2015 – 2020 г., Наредба за управление на отпадъците и поддържане и опазване на чистотата на територията на Столична община; Актуализиран План за действие за управление, предотвратяване и намаляване на шума в околната среда на агломерация София; Програма за управление на качеството на атмосферния въздух на Столична община за периода 2015 – 2020 година. Прегледът на индикаторите показва, че те са специфични и съгласувани.

Препоръките в доклада, свързани с поставяне, изпълнение и отчитане на цели, включват използването на повече индикатори за изпълнението на работата на общинската администрация, които да са обвързани със стратегическите документи. Действащият механизъм за програмиране и отчитане работата на администрацията е бюджетът на СО, но се препоръчва по-добра обвързаност и синхронизираност между стратегическите цели на Общината и годишните цели на общинските служители, които основно са свързани с изпълнението на оперативни задачи. Тези цели трябва да бъдат обвързани с постигането на резултати в секторните политики, а в годишните планове да се залагат стойности за желани годишни резултати.

При анализа на отговорите от анкетното проучване е направен извод, че съществува смесване между цели, функции, дейности и задачи и трудно се идентифицират подходите за измерване на постигнатото. По данните, получени от 4-те изследвани дирекции, е изведено наблюдението, че отчитането се извършва на годишна база, като основно се отчита пред ръководителя на дирекцията, а директорът пред ресорния заместник-кмет. За да постига администрацията целите си, се препоръчва установяването на по-ясна връзка между визията за развитие, стратегическите цели, годишните цели на администрацията, целите на дирекциите и индивидуални цели на служителите, за да могат общинските служители да направят връзка между ежедневните си задачи и стратегическите цели на Общината и да се повиши цялостно тяхната мотивация.

В този смисъл е изведено и предложение да се изготвят допълнения към длъжностните характеристики на служителите, пряко свързани с изпълнението на стратегиите на Столична община, за да е ясен ангажимента и работата им по развитието на стратегиите. Не на последно място се препоръчва и акт на Столична община, с който се определя структурата на работната заплата, реда и начина за определяне на допълнителни трудови възнаграждения, за да се обвържат те с резултата от работата по изброените стратегии за развитие на общината.

С цел изпълнението на предвидените и утвърдени стратегии на Столична община се препоръчва и вътрешен механизъм за периодичен отчет за работата и напредъка по изпълнение на приоритетите и стратегиите. Правилата могат да бъдат обективирани в акт, с който да са запознати всички служители, пряко ангажирани с процесите, за да се осъществи пряка връзка и ангажимент на администрацията и приетите стратегически документи за развитие. Резултатите по изпълнението на стратегиите трябва да се публикуват и на официалния портал на Столична община в отчети за напредъка по целите и дейностите в изпълнение на стратегиите.

Екипът на изследването препоръчва прилагане на правила за стандартизирано описание на административните процеси, които да бъдат включен в Устройствен правилник за организацията и дейността на общинската администрация. Предложено е прилагането в общината на един съвременен, гъвкав и широкоразпространен в бизнеса подход за описание на процесите, известен като agile подход. Аgile подходът може да подпомогне СО да се развива като непрекъснато обучаваща се и самоусъвършенстваща се администрация със собствени средства. Той залага върху сътрудничеството, адаптирането и повторението – полезни методи в бързо променящата се среда. Целта на този подход е да оптимизира процесите от гледна точка на тяхната стойност за потребителя, независимо дали той е служител или гражданин.

Важно е целите на СО да се постигат по-бързо и с по-малко ресурси. За тази цел е необходимо да наблегне върху постоянното усъвършенстване на управлението, което включва хората, процесите и технологиите. В тази връзка като резултат от аналитичната част на изследването е предложена система от индикатори за изпълнение на процесите в СО, която е базирана върху централизираното управление на данни и включва анализ на няколко вида данни – оперативни, програмни и външни. Данните могат да бъдат събирани чрез преглед на отчети, документи, одитни доклади и други официално достъпни факти за работата на общинската администрация. Системата може да бъде гъвкава и да се адаптира и използва както от различните направления на Общината, така и от външни експерти. Препоръчително е индикаторите да се актуализират спрямо променящите се условия. Предложената система включва осем критерия, на които трябва да отговарят индикаторите за изпълнение, за да постигат резултати: кохерентност; синхронизираност; приложимост; въздействие; ефективност и ефикасност; откритост и прозрачност; отчетност; устойчивост. Към системата от индикатори е създадено и ръководство за приложението им. То преглежда нужната организация и отделяне на човешки ресурс в общината за използването на системата, но и добавя съвети и разяснения за приложението и отчитането на индикаторите.

Пълният текст на доклада от изследването можете да намерите тук.

Related Posts